Procrastinar

Procrastinar significa posponer o aplazar tareas, deberes y responsabilidades por otras actividades que nos resultan más gratificantes pero que son irrelevantes. Procrastinar es una forma de evadir, usando otras actividades como refugio para no enfrentar una responsabilidad, una acción o una decisión que debemos tomar

O eso es lo que se dice… En lo personal entiendo como “procrastinar” a la respuesta natural de el cerebro ante la falta de interés o voluntad para hacer algo y por si te lo preguntas esto le pasa a todo el mundo. Da igual quien seas, cuna dedicado seas o a que te dediques todos tenemos situaciones del día a día que no nos molestaría delegar a alguien mas. Tareas repetitivas, tareas que de alguna forma sentimos que estamos sobre capacitados para realizar, o simplemente tareas que no nos generan interés. En resumen todo se basa en tus “responsabilidades” y claro esta tu interpretación de las mismas.

Una responsabilidad es en pocas palabras una actividad a realizar cuyo resultado cae directamente sobre ti. En el mejor de los casos al momento de realizar una tarea de la que somos responsables procuramos hacerlo de la mejor forma posible buscando el mayor resultado contemplando las necesidades de los involucrados para definir el método mas optimo a realizar dicha tarea. En la mayoría de los casos existen diferentes factores que influyen sobre nuestra toma de decisiones, desde cuantas otras responsabilidades tenemos, hasta que tanto nos importa realmente el resultado obtenido, y claro la cantidad de cosas que nos encantaría poder realizar en lugar de dedicar tiempo a esa responsabilidad.

Uno de los principales enemigos a la hora de ser responsable y no procrastinar son las distracciones, estas se presentan de diferentes formas pero se pueden definir como todo lo que podrías estar haciendo en lugar de ser responsable. Esto abarca desde tareas inútiles (o de productividad dudosa) hasta otras responsabilidades. Para poder diferencias entre una distracción y una responsabilidad debes conocer tus prioridades.

Prioridades vs. distracciones

Antes de establecer unas prioridades debes tener en cuenta estos dos conceptos:

Importante: Aquella tarea que te dirige a tu objetivo y está alineada con tu propósito. Pregúntate: ¿Ésta tarea me acerca a mi objetivo?
Urgente: Aquella tarea cuya fecha límite está cercana a vencer. Pregúntate: ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?

Finalmente, para distinguir definitivamente una de otra pregúntate: ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?

A la hora de establecer unas prioridades el primer término a tener en cuenta es la importancia en lugar de la urgencia y no viceversa, como muchas veces se suele hacer.

Para identificar tus prioridades existen diferentes formas, quizá la mas popular es la Matriz de gestión del tiempo de Eisenhower. En esta entrada no nos centraremos en este punto pero puedes investigar en linea si es que no tienes una forma definida para hacerlo.

Ahora que ya tienes los conceptos básicos vamos a lo que importa, primero y principal, procrastinar no es malo (o bueno casi)…

Existen diferentes razones por las que te veras tentado por procrastinar y debes poder validar cuando esto te afectara, y cuando podrías estar haciendo mas daño al seguir con lo que estabas.

Valida la prioridad de tus tareas, la bueno que eres resolviéndolas, y cuanto te afectaría tomarte un respiro. Ten en cuenta que dependiendo tu actividad existen procesos que dependen de ti, y otros que no. Puedes delegar tareas, utilizar herramientas que automaticen tu trabajo, o depender de la respuesta de terceros para poder avanzar. En cualquiera de esos casos (y otros similares) si se requiere de algo de atención, estar alerta de los imprevistos que puedan surgir, pero la realidad es que en buena parte de esos casos no puedes hacer mas que esperar.

Esperar… Ese momento en que el progreso depende de un tercero aunque al final la responsabilidad cae sobre ti. Entiende que parte de el proceso de selección de el modo en que realizaras tus responsabilidades implica aceptar que solo tienes 2 manos, que tienes necesidades básicas, y no siempre eres el mas indicado para realizar una tarea. Aprende a delegar, y delega a quienes te generen confianza, de esa forma evitaras saturarte ademas de ganar tiempo extra sin la ansiedad de saber que pasara.

En esos tiempos que no puedes hacer mucho aprovecha para hacer algo mas, ya sea mirar una película, leer un libro, o las tareas del hogar, este es el tiempo para poder hacer esas tareas menos prioritarias.

Hábitos

Entiende que tu cerebro es como un niño, si lo educas de forma correcta se convertirá en un ser responsable, de lo contrario solo sera un caprichoso egoísta capas de ignorar hasta tus propias necesidades.

Una buena forma de lograr un cerebro responsable es generar buenos hábitos, desarrolla una rutina que te permita nivelar tus responsabilidades con tus intereses y aprende a disfrutar de la sensación de acabar con tus prioridades sin que estas te acaben a ti. Para esto existen infinidad de herramientas, desde apps de seguimiento hasta métodos mas elaborados pensados para medir el progreso comprendiendo que partes mejorar.

Multitasking

Antes de que alguien diga algo quiero ser yo el primero que lo deje en claro, el multitasking no existe, o bueno casi…

La realidad es que no existe el multitasking de la forma en que se suele representar, esa imagen de una persona cual dios hindú con múltiples brazos y todos ocupados en quien sabe que. Es decir, conducir y enviar mensajes desde tu teléfono al mismo tiempo es un ejemplo de multitasking negativo. La realidad es que conducir es una tarea que requiere de mucha atención, debes estar atento al trafico y al mismo tiempo a los indicadores de tu coche mientras avanzas a tu destino atento de recorrer el camino correcto. Escribir mensajes por tu teléfono no requiere tanta atención, pero a todos nos gusta el chisme, es probable que inconscientemente termines dedicando toda tu atención a la conversación dejando de lado el trafico hasta que algo mala pasa. Por otra parte puedes caminar y mascar chicle sin problemas.

Siguiendo con los ejemplos anteriores en el caso de conducir y usar tu teléfono, el teléfono se convierte en una distracción, da igual con quien y sobre que hables. Si se trata de algo realmente prioritario debes ser capas de detener el coche de forma debida antes de ocuparte de tu teléfono. En cambio, mascar chicle es una actividad que requiere poca concentración, se realiza casi en automático y te permite dedicar tu concentración a continuar caminando.

Lo mismo aplica a cualquier tarea que realices, es común escuchar que cuando realizas varias tareas tu concentración se divide en tantas partes como tareas realizas. Esta en ti el aprender a combinar tareas de forma que todo sea como caminar y mascar chicle.

Mi método

Si investigas un poco encontraras mil y un métodos para evitar procrastinar y mejorar tu productividad, todo el mundo tiene uno y es algo que se suele adoptar y ajustar a cada uno. En mi caso tengo algunos problemas para controlar mi ansiedad pudiendo llegar a afectar mi humor y mi interés por todo, esta misma ansiedad es la que me impulsa a terminar las cosas. De igual forma soy una persona que suele a estar atento a todo en su entorno lo que me suele hacer propenso a las distracciones.

En mi caso he aprendido a emparejar las cosas que quiero y que debo hacer en el día de forma que la falta de unas o el exceso de otras no me termine afectando. Mi rutina diaria comienza temprano en la mañana (7am), basado en El club de las 5 de la mañana dedico la primer hora de el día a prepararme siguiendo la rutina 20/20/20 (20 minutos de ejercicio, 20 minutos de meditación, 20 minutos de planificación).

Antes de continuar quiero dejar en claro que no disfruto de madrugar, y que muchas veces salir de la cama es un conflicto, aun así esta rutina antes de ser mi nuevo habito se volvió el habito de mi perra (Tornalli) de forma que mis opciones son salir de la cama o que ella me saque. Voluntariamente o no es imposible negar que esta rutina suele dar resultados positivos.

La siguiente hora la dedico a bañarme, desayunar, y poner un poco de orden en la casa. Durante mi baño (20 minutos o menos) aprovecho el tiempo escuchando audio libros de mi interés. Principalmente crecimiento personal aunque no tengo una regla definida. Desde hace un tiempo buscando mejorar mis hábitos alimenticio delegue el menú a terceros, semanalmente se me entregan los alimentos preparados de forma que solo debo tomar los del día que corresponda. En mi caso me acomoda contratar un servicio que haga esto (principalmente porque de lo contrario mi desayuno igual podría ser los restos de la pizza de anoche y una coca cola) pero si lo prefieres puedes ocuparte tu mismo de preparar la comida con antelación. Terminado el desayuno dedico el tiempo restante a tareas como barrer, limpiar las gracias de Tornalli del patio, y similares. Durante todo este tiempo procuro continuar escuchando algún audio libro, podcast, o simplemente música para aprovechar el tiempo y evitar que mi cerebro recuerde lo mucho que no me gusta realizar tareas del hogar.

Algo para tener en cuenta, se que un audio libro no iguala la experiencia de la lectura, cosas como el aroma de las paginas, el sentir el peso de el libro en tus manos y todo eso, pero la verdad es que no me importa. Mi intención es poder absorber conocimiento y visto de ese modo en promedio una persona promedio lee de 200 a 300 palabras por minuto, y una pagina de un libro promedio tiene unas 700 u 800 palabras, así durante una hora de lunes a viernes consumo aproximadamente 20 paginas de un libro.

Comenzada la jornada laboral cuento con un panorama bastante claro de mis actividades lo que me permite coordinar que haré cuando, como y con quien. Durante mis actividades puedo dedicar tiempo a revisar sitios de interés en internet, en algunos casos cuentan con servicios de notificación con lo que me puedo enterar de antemano en mi correo de las novedades y decidir si vale la pena o no dedicarles tiempo. No se si todos lo saben pero en algunos navegadores existe una función llamada “modo lectura” la cual es útil para reducir las distracciones al momento de leer un articulo, una publicación, documentación etc. En mi caso uso Firefox que dentro de su modo lectura tiene una funcionalidad de lectura, esto me da la ventaja de poder escuchar la lectura de una publicación mientras hago otras tareas.

De igual forma la funcionalidad de video flotante me permite ver videos sin tener que estar estancado en una misma pestaña todo el tiempo. Si combinan esta función con la opción de velocidad de reproducción podrás ganar tiempo validando si un video explica lo que te interesa o incluso quitarte la espina de que pasara en el siguiente capitulo de tu serie favorita pudiendo así trabajar sin ese estrés mental y verla a velocidad normal cuando corresponda.

Aunque suelo ganarme el odio de muchos soy un fanático de los mensajes de audio (personalmente me es mas simple explicarme de esta forma que por texto) y de grabar la pantalla de la computadora para darme a entender. Para esto ultimo herramientas como Loom o la reciente ThreadIt son buenas opciones.

Actualmente trabajo con diferentes personas de diferentes empresas en diferentes proyectos, por lo que tener algo de orden se a vuelto en una prioridad. Información tan simple como que tarea es con quien y donde suele ser la mas simple de olvidar, de igual forma he tomado una muy buena practica de los servicios de atención al cliente, ser quien tenga la ultima palabra.

No se si lo sabes pero algunos de los servicios de soporte y atención al cliente mas importantes manejan esta regla, la idea es que el tiempo que no se avance en el dialogo es tiempo perdido que podrías estar dedicando a otro cliente y por lo tanto es perdida de dinero. Puedes aplicar algo similar al reportar tu progreso, asegurarte en todo momento de notificar a quien corresponda los avances de tus pendientes (recuerda hacerlo por los canales y formas adecuados) de esta forma evitaras que otros deban jugar a adivinar que si y que no esta resuelto. De igual forma ademas de una cortesia el preguntar si eres de utilidad en algo mas te permitirá cambiar de tarea sabiendo que has aportado todo lo necesario.
Por ultimo pero no menos importante siempre recuerda que de alguna manera eres un ignorante, y reconocerlo es lo mejor que puedes hacer. Reconocer tu ignorancia te permite aceptar que puedes no saberlo todo, y da pie a que hagas las preguntas necesarias. Entiende que no existe un mal momento para aprender algo nuevo, pero definitivamente sera menos molesto preguntar desde un inicio a hacerlo cuando quienes pueden responder están ocupados.