Si alguna vez has probado la meditación, es probable que te hayan dicho que “liberes tu mente” de todo el caos y las distracciones. El método Getting Things Done (GTD) sigue el mismo enfoque para despejar la mente, pero no para la meditación, sino para gestionar mejor el tiempo y la productividad.
Cuando tienes la mente ocupada con muchas tareas pendientes y recordatorios, seguramente te resulta muy difícil poder centrarte en el trabajo que realmente necesitas hacer, y esto no solo te sucede a ti. Según estudios, el 26 % de los trabajos no cumplen con los plazos previstos cada semana. La capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo es en realidad un mito, y pensar en muchas cosas a la vez suele ser agotador.
Si estás pensando constantemente en lo que harás después mientras trabajas en una tarea, el método GTD es ideal para ti. Este método se centra en sacar los recordatorios y tareas pendientes que tienes en la cabeza y registrarlos en alguna herramienta de listas de tareas pendientes, para que puedas usar toda tu concentración y energía en el trabajo que realmente importa, en lugar de estar pendiente de tu próxima tarea. ¿Todo listo para empezar? Tómate un momento para despejar tu mente y luego sigue leyendo.
¿Qué es el método GTD?
GTD es un acrónimo en inglés de “Getting Things Done”, una técnica para aumentar la productividad desarrollada por David Allen en 2001. Allen describe este método en su libro “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity”, que en español se ha titulado “Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés”.
El método Getting Things Done, o GTD, asegura que cuanta más información intentes retener en tu memoria, menos productividad y concentración lograrás. En lugar de depender completamente de la capacidad de tu cerebro, la metodología GTD te anima a almacenar toda la información relacionada con tu trabajo en una fuente de referencias externa y organizada. De esa manera, siempre sabrás qué debes hacer a continuación, sin tener que preocuparte de que se te pase por alto algún detalle.
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El método GTD es una estrategia de gestión del tiempo muy usada debido a que es muy fácil de implementar y además es muy eficaz. Aunque no seas consciente de ello, tu cerebro permanece siempre activo, incluso en segundo plano, reorganizando constantemente tus tareas pendientes para asegurarse de que nada se te escape. Cada vez que agregas una tarea nueva a tu lista mental, tu cerebro necesita repasar todo lo que ha registrado para volver a establecer las prioridades teniendo en cuenta esta nueva tarea.
El método GTD quita toda esa carga mental y la deposita en una fuente externa. Tu cerebro no está diseñado para almacenar y organizar grandes cantidades de información, por lo que tenerla organizada externamente en acciones pendientes, te permitirá estar mejor preparado para el éxito a largo plazo.
Las ventajas y desventajas del método GTD
Como todas las estrategias de gestión del tiempo, el método GTD tiene sus ventajas y desventajas. La estrategia que elijas implementar dependerá en gran medida de las habilidades que quieras mejorar mediante la gestión del tiempo.
Ventajas
El método GTD es fácil de configurar y flexible. Este sistema te permite:
- Reducir la carga cognitiva y el esfuerzo mental que experimentas al tratar de recordar todo lo que tienes por hacer.
- Dejar de realizar varias tareas al mismo tiempo y así tener más tiempo para alcanzar el estado de fluidez.
- Crear una fuente central para almacenar toda la información, incluida la información de contexto.
- Tener una idea clara del trabajo que tienes pendiente, por lo que puedes volver a priorizar o reorganizar las tareas fácilmente si es necesario.
Desventajas
Es importante que también conozcas las desventajas del método GTD antes de empezar a usarlo. A continuación te contamos algunas de sus limitaciones:
- Se necesita tiempo para configurarlo. Si aún no usas ningún sistema de gestión de tareas, te recomendamos adoptar uno para documentar todo tu trabajo.
- Puede ser demasiado flexible. El método GTD solo te ayuda a organizar tus tareas, no a planificar tu trabajo semanal o diario. A algunas personas no les resulta efectivo adoptar un sistema con este nivel de flexibilidad. Si este es tu caso, intenta combinar el método GTD con otra técnica de gestión del tiempo, como time blocking o timeboxing.
Los 5 pasos fundamentales de GTD
1. Capturar
Antes de organizar tu trabajo, primero debes sacarlo de tu memoria y capturarlo en una herramienta externa. David Allen lo llama la bandeja de entrada, independientemente de la herramienta que uses. Esto se debe a que cualquier tarea, información o recordatorio (o, como le gusta decir a Allen, “cosas”) va directamente a tu bandeja de entrada. No lo pienses como una bandeja de entrada de email clásica, sino como una lista de datos o acciones que se procesarán más adelante.
Céntrate en capturar, no en organizar
No te preocupes si las tareas que capturas no están organizadas o bien documentadas. El primer paso es simplemente sacar tus cosas de tu mente y transferirlas a una fuente externa. Capturar la información es el primer paso para organizar tus tareas pendientes en un sistema de productividad más eficiente.
Asegúrate de usar un sistema que facilite la captura de la información. Un principio clave del método GTD es capturar la información tan pronto como ingresa a tu cerebro. Eso aligera inmediatamente la carga y ayuda a garantizar que nada se pase por alto. Cuando corresponda, asegúrate de agregar contexto adicional como documentos, colaboradores, fechas de vencimiento u otros detalles clave.
Usa un sistema virtual
La mejor manera de capturar todas estas cosas es incorporándolas a un sistema virtual, no uno en papel. Con las listas en papel solemos experimentar esa hermosa satisfacción de poder tachar una tarea finalizada, pero también es el método menos eficiente para dar seguimiento a las acciones pendientes. Lo cierto es que las listas en papel suelen ser desorganizadas y propensas a errores. Además tienden a perderse y a ser muy poco efectivas.
2. Procesar
Una vez que hayas capturado todos los elementos, necesitarás procesarlos. Durante este paso, convertirás la información que has capturado en acciones concretas, información detallada o contexto relevante. La etapa de procesamiento y de organización van de la mano; a medida que procesas el trabajo, también puedes organizarlo en el proyecto correspondiente.
Para poder procesar el trabajo, asegúrate de que cada elemento en tu bandeja de entrada tenga suficiente información, como por ejemplo:
- Un título que indique una acción concreta (te recomendamos que empieces la frase con un verbo).
- Toda la información, documentos, archivos o colaboradores que deban estar involucrados en el trabajo.
- La iniciativa del proyecto asociada, la lista de tareas pendientes o los objetivos vinculados al elemento dado.
- Todo el contexto asociado, como la etapa en la que se encuentra el trabajo, el presupuesto asociado, las horas de trabajo estimadas o la prioridad.
- Si esta tarea está bloqueada por otras entregas o si necesita información adicional.
No te preocupes por mover estas tareas pendientes aún. Moverás las tareas de la bandeja de entrada al proyecto correspondiente durante la fase de organización.
Las prioridades son importantes
A medida que procesas la información, asigna una prioridad a cada elemento. Inevitablemente, surgirán tareas nuevas que te harán cambiar los plazos y las prioridades por lo que si tienes clara la prioridad de cada tarea, podrás saber qué plazos puedes ajustar o qué trabajos puedes posponer en caso de ser necesario para centrarte siempre en el trabajo de mayor impacto.
Tareas rápidas
A veces, es más fácil realizar rápidamente el trabajo que tener que clasificarlo y procesarlo:
- Si completar una tarea te toma menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. No solo la quitarás de tu mente, sino que también la eliminarás de tu lista de tareas pendientes.
- Si alguna de las actividades no es tu responsabilidad, delega el trabajo a la persona más adecuada.
Divide los elementos en varias tareas si es necesario
Es posible que hayas anotado elementos que representan varias tareas. Por ejemplo, imagina que te inspiraste para escribir un ebook nuevo y agregaste un recordatorio rápido a tu bandeja de entrada. La creación de un ebook tiene varias etapas e involucra a muchos participantes. Entonces, al momento de procesar esa iniciativa, divídela en varias tareas separadas. Crea una tarea para “definir el esquema del ebook”, una tarea para “revisar el esquema”, una tarea para “redactar el ebook”, y así sucesivamente.
3. Organizar
Al momento de procesar la información, también debes organizarla. Durante este paso, mueve los elementos a los proyectos correspondientes en tu herramienta de gestión del trabajo. Los proyectos son como carpetas virtuales en donde almacenas toda la información relevante. Al organizar y trasladar las tareas pendientes a los proyectos adecuados, conviertes las “cosas” en acciones concretas.
Cómo establecer una estructura organizativa
Cada vez que agregues un elemento a tu bandeja de entrada, y luego de haber procesado y agregado todo el contexto y la información relevante, muévelo al proyecto correspondiente. Si aún no lo has hecho, te recomendamos configurar varios proyectos para guardar todas tus iniciativas. Nuestras recomendaciones:
- Un proyecto para guardar todo tu trabajo, ordenado por prioridad
- Un proyecto para agregar apuntes o materiales de referencia
- Un proyecto o herramienta para dar seguimiento a los objetivos personales y del equipo
- Un proyecto para agregar todas aquellas iniciativas para las que no tienes tiempo, pero que quieres retomar en el futuro
- Un proyecto o sección para el trabajo que está bloqueado
- Un proyecto para el equipo, para compartir información y las agendas de reuniones con tus compañeros
La organización es una parte esencial del método GTD, pero tú decides cómo quieres organizar tu trabajo y qué sistemas quieres implementar.
Limpiar la bandeja de entrada
Todos hemos guardado y marcado tareas pendientes como mensajes “no leídos” en nuestra bandeja de entrada para volver a consultarlas más tarde. Sin embargo, estas prácticas ocupan espacio mental y en realidad no son productivas. En su lugar, convierte cada tarea pendiente en una acción concreta y muévela inmediatamente al proyecto correspondiente.
Al finalizar las etapas de procesamiento y organización, tu bandeja de entrada debe estar vacía. Todo debería haberse movido a los proyectos o documentos de trabajo correspondientes para que la próxima vez que revises tu bandeja de entrada sea para clasificar tareas nuevas.
4. Revisar
El método GTD no implica simplemente agregar tareas a una lista y luego olvidarnos. Por el contrario, debes revisar con frecuencia tus tareas y volver a establecer las prioridades si es necesario. Por eso es importante comprender claramente la prioridad de cada trabajo. Si las iniciativas nuevas son de mayor prioridad que las que ya tenemos configuradas, comprender la prioridad relativa de cada tarea te permitirá reorganizar el trabajo y realizar cambios en las prioridades con mayor facilidad.
¿Cuándo debemos revisar el trabajo?
La etapa de revisión puede ser un poco engorrosa. Lo último que quieres es revisar constantemente tu bandeja de entrada, ya que puede hacerte perder concentración y tiempo valioso.
Te recomendamos revisar tu bandeja de entrada dos veces al día, al principio y al final de cada día. Haz que la etapa de revisión forme parte de tu rutina matutina y luego, repite este paso al final de la jornada para estar más organizado para el día siguiente. De esta manera, podrás empezar el día con la mente despejada, sin sentir que necesitas revisar y reorganizar constantemente tu lista de tareas pendientes y tu calendario diario. Recuerda: el método GTD está diseñado para aliviar la carga mental. Por lo tanto, asegúrate de no revisar el trabajo con demasiada frecuencia, ya que se perdería el propósito.
Luego, te recomendamos hacer una revisión semanal más exhaustiva del trabajo finalizado en los últimos días y de las tareas en las que debes trabajar la próxima semana. Asegúrate de no haber pasado nada por alto y aclara las prioridades si es necesario para que puedas empezar cada semana bien organizado.
5. Hacer
En el método GTD, este es el paso en donde realizas la mayor parte de tu trabajo. Ya has despejado tu mente y organizado todas las tareas que debes hacer. Ahora lo único que queda por hacer es, bueno, ¡hacerlo!
Qué hacer y cuándo hacerlo
No existen reglas o pautas estrictas sobre qué hacer y cuándo hacerlo. Si prefieres este tipo de estructura, te recomendamos combinar el método GTD con otras técnicas de gestión del tiempo, como el método Pomodoro.
Cuatro consideraciones para este último paso
Si no estás seguro de por dónde empezar, repasa las cuatro consideraciones antes de comenzar con la ejecución. Luego, selecciona la tarea que mejor se adapte a tu situación actual.
- Prioridad: ¿Qué tareas tienen mayor prioridad? ¿Qué es lo que tiene que estar hecho para hoy sin falta?
- Contexto: Así como nuestro cerebro no puede realizar varias tareas al mismo tiempo, también es mejor agrupar las tareas que son similares para poder abordarlas en un mismo período. Esta es la metodología usada en el time blocking. Al enviar todos tus emails al mismo tiempo, en lugar de estar cambiando constantemente entre las tareas y los emails, podrás hacer tu trabajo más rápido, porque tu cerebro ya está en ese contexto. Si estás pensando en qué hacer a continuación, intenta agrupar todas las tareas que son similares para abordarlas en un solo bloque de tiempo.
- Disponibilidad: ¿Cuánto tiempo tienes ahora? Lo ideal sería que selecciones aquellas tareas que puedas hacer en el tiempo que tienes disponible, para que no tengas que dejar nada por la mitad.
- Energía disponible: ¿Cómo te sientes? Es importante considerar no solo la capacidad teórica, sino también la capacidad real. Tal vez no te sientas con energía para escribir ese artículo de blog que necesitas hacer. Podrías forzarte a hacerlo, pero te tomaría el doble de tiempo que de costumbre. En cambio, intenta abordar alguna otra tarea más pequeña o de menor prioridad, para que te ayude a animarte y recuperar tu energía.
El método GTD es un método flexible y fácil de implementar que reduce la carga en tu cerebro y te ayuda a realizar un trabajo de mayor impacto. Si bien este método requiere de un esfuerzo inicial, con el tiempo y con práctica se convertirá en algo natural.